La mappatura dei processi aziendali permette di svolgere le attività in maniera smart, senza sprechi di tempo e di denaro e creando il giusto coinvolgimento tra i membri del team. A prescindere dal tipo di azienda, consente di disporre di un documento di lavoro condiviso, auspicabilmente sempre aggiornato, che consenta a tutti gli stakeholder di capire il proprio ruolo e il tempismo con cui intervenire.
Cos’è la mappatura dei processi aziendali?
La mappatura dei processi aziendali è un’att5ività che permette di rappresentare visivamente una sequenza di eventi nel flusso di lavoro. Sfruttandone al massimo le potenzialità, dirigenti e responsabili di progetto possono non solo condividere le informazioni in maniera chiara, ma anche supportare il proprio team nel capire il proprio ruolo all’interno di un flusso di lavoro.
Non bisogna poi dimenticare che permette di valutare con precisione i tempi, i costi e le persone di riferimento in relazione ad un progetto aziendale.
Inoltre, la prassi vuole che le mappe di processo vengano definite all’inizio di un nuovo progetto o quando è in corso una riorganizzazione di attività precedenti, documentandone il miglioramento.
I vantaggi di creare una mappatura dei processi aziendali completa sono diversi:
- prendere decisioni consapevoli: grazie ad una visione d’insieme dell’attività e tenendo presente l’obiettivo comune da raggiungere, si hanno gli strumenti per prendere decisioni non avventate;
- evidenziare problemi: grazie ad una mappatura dei processi, si possono far emergere complessità e ridondanze e trovare le relative soluzioni;
- illustrare i touchpoint tra team: con una rappresentazione visiva del dispiegamento di un processo, le mappe sono un punto di riferimento per il team che può capire quando e come interagire con i propri colleghi. Conseguenza ultima: facilitare le interazioni strategicamente più significative;
- ottimizzazione dei processi interni: questo strumento, quando condiviso con tutto il team, mette a disposizione dei membri la possibilità di aggiornare in tempo reale le informazioni.
La mappatura dei processi aziendali è uno strumento estremamente versatile e può dimostrare le proprie potenzialità a prescindere dal luogo di lavoro al quale fanno riferimento. Infatti, è proprio utilizzando questo strumento che tutti i membri del team si possono sentire più connessi e percepire una maggiore valorizzazione del proprio lavoro. È chiaro quindi il risvolto positivo, soprattutto in un periodo in cui la gran parte dei gruppi di lavoro svolge le proprie mansioni in smart working e potrebbe non incontrare fisicamente i colleghi per molte settimane.
Come viene sintetizzato da un report condiviso nel 2018 dalla National Library of Medicine and National Institutes of Health degli Stati Uniti, la creazione di una mappatura dei processi aziendali permette di godere di svariati vantaggi, tra cui non solo la definizione dei ruoli, tempi e costi di un progetto, ma anche delle aree di miglioramento, nonché il monitoraggio dell’avanzamento di un progetto.
Ad ogni azienda la sua mappatura specifica
Ogni azienda e ogni progetto possono avere necessità specifiche e univoche tali da richiedere la creazione di una mappatura dei processi aziendali ad hoc. È importante conoscere le principali tipologie di mappature per scegliere quella più adatta al proprio bisogno:
- mappatura processi di alto livello: mette a disposizione una panoramica dei processi “dall’alto”, una visione d’insieme che si focalizza sugli obiettivi e i processi generali per realizzarli. In questo tipo di documento vengono indicati reparti e ruoli, senza entrare nel dettaglio.
- mappatura dei processi interfunzionali: consente di identificare immediatamente i reparti coinvolti nel progetto e dividere il progetto in diverse fasi consequenziali. Questa tipologia permette di individuare tempestivamente eventuali lacune, sovrapposizioni e aree di miglioramento.
- mappatura della catena di valore: viene creata soprattutto per fornire al team una visione rapida del processo e all’interno della quale vengono individuati i principali stakeholder. Non bisogna confondere questo tipo di documento con la mappatura del flusso di valore, utile invece per illustrare, analizzare e migliorare le fasi per creare e distribuire un progetto o servizio con lo scopo di eliminare gli sprechi.
Un’attenzione particolare può essere rivolta alla mappatura del flusso di lavoro: si tratta di un diagramma che restituisce visivamente le informazioni necessarie per completare un progetto. Quando realizzata in maniera completa, permette di definire ruoli e responsabilità e comunicare a tutti le operazioni da completare e il momento in cui effettuarle.
In conclusione, la mappatura dei processi aziendali è chiaramente importante per l'azienda, in particolar modo, in fase di espansione o riorganizzazione. Sebbene, possano sembrare, in apparenza, due momenti opposti, il bisogno delle persone che vi lavorano è la medesimo: comprendere il proprio ruolo all’interno di un processo aziendale per poter dare il proprio contributo all’ottimizzazione dello stesso.
